Критерии оценки эффективности системы внутреннего контроля в отделе закупок (с кратким пояснением, как измерять):
- Адекватность дизайна контроля — наличие оформленных политик, процедур, регламентов; оценивается проверкой документации и соотнесением с рисками (сложность закупок, сумма).
- Реальность исполнения (operational effectiveness) — контролы реально выполняются; измеряется выборочными тестами и аудитами исполнения ($\%$ соблюдения процедур).
- Сегрегация обязанностей — разделение функций инициирования, утверждения, приемки, оплаты; измеряется числом/процентом выявленных нарушений SOD.
- Авторизации и уровни подписей — наличие четких лимитов и фактическое соблюдение; измеряется долей контрактов, подписанных без соответствующего уровня.
- Полнота и прослеживаемость документации — все сделки имеют тендерную документацию, технические задания, протоколы; измеряется долей сделок с полной документацией.
- Конкурентность и прозрачность закупок — доля конкурентных процедур vs прямые/единственные поставки.
- Контроль цен и экономическая обоснованность — сравнение с бенчмарком/рынком; измеряется долей контрактов с ценой выше эталонной на установленный процент.
- Детекция аномалий и мошенничества — наличие мониторинга и система предупреждений; измеряется количеством срабатываний/подозрительных транзакций и итоговыми расследованиями.
- Оперативность исправления нарушений — скорость закрытия замечаний аудита/внутреннего контроля; измеряется средним временем закрытия и долей закрытых в срок.
- Непрерывное улучшение — наличие плана по устранению причин и снижение повторяемости замечаний; измеряется коэффициентом повторных замечаний.
Рекомендуемый набор KPI для мониторинга рисков злоупотреблений и несоответствий (определение, формула, целевой порог, частота, владелец):
1) Доля закупок через конкурентные процедуры
- Формула: $\frac{\text{Количество конкурентных процедур}}{\text{Общее количество закупок}}\times 100\%$
- Цель: $\ge 80\%$
- Частота: ежемесячно
- Владелец: руководитель отдела закупок
2) Доля закупок единственным поставщиком / единственный источник
- Формула: $\frac{\text{Количество закупок у единственного поставщика}}{\text{Общее количество закупок}}\times 100\%$
- Цель: $\le 5\%$
- Частота: ежемесячно
- Владелец: отдел контроля закупок
3) Процент контрактов с полной документацией (ТЗ, протоколы, решения)
- Формула: $\frac{\text{Число контрактов с полным пакетом документов}}{\text{Общее число контрактов}}\times 100\%$
- Цель: $\ge 95\%$
- Частота: ежемесячно/по каждой покупке
- Владелец: compliance / procurement admin
4) Среднее время цикла закупки
- Формула: среднее $\text{(дней)}$ от запроса до подписания контракта
- Цель: зависит от категории; пример $\le 30$ дней для стандартных поставок
- Частота: ежемесячно
- Владелец: руководитель закупок
5) Доля отклонений цены от бенчмарка (> порог)
- Формула: $\frac{\text{Число контрактов, где цена}>\text{benchmark}\times (1+\delta )}{\text{Общее число контрактов}}\times 100\%$ (например $\delta =0.10$ для $10\%$)
- Цель: $\le 10\%$ (для $\delta =0.10$)
- Частота: ежеквартально
- Владелец: аналитик по сбережениям / контроль качества
6) Количество/доля выявленных конфликтов интересов
- Формула: $\text{Количество зарегистрированных конфликтов интересов за период}$ и/или $\frac{\text{Количество конфликтов}}{\text{Общее количество поставщиков}}\times 100\%$
- Цель: снижение / ноль необъяснённых конфликтов; оперативное расследование всех случаев
- Частота: ежемесячно
- Владелец: отдел комплаенс
7) Доля платежей без прохождения трехстороннего соответствия (PO–Goods–Invoice match)
- Формула: $\frac{\text{Число платежей без 3‑way match}}{\text{Общее число платежей}}\times 100\%$
- Цель: $\le 2\%$
- Частота: ежемесячно
- Владелец: финконтроль / AP
8) Количество подозрительных/флаженных транзакций и итог расследований
- Формула: $\text{Количество транзакций, помеченных системой/аудитом}$ и $\text{доля подтверждённых злоупотреблений}$
- Цель: сокращение числа подтверждённых злоупотреблений; 100\% расследований с закрытием
- Частота: ежемесячно
- Владелец: внутренний аудит / комплаенс
9) Доля корректирующих действий, закрытых в срок
- Формула: $\frac{\text{Число корректирующих мероприятий, закрытых вовремя}}{\text{Общее число назначенных корректирующих мероприятий}}\times 100\%$
- Цель: $\ge 90\%$
- Частота: ежемесячно/по срокам плана
- Владелец: руководитель отдела закупок / проектный менеджер по улучшениям
10) Коэффициент повторяющихся замечаний по результатам аудитов
- Формула: $\frac{\text{Число замечаний, повторяющихся из предыдущих проверок}}{\text{Общее число замечаний}}\times 100\%$
- Цель: $\le 5\%$
- Частота: по каждому циклу аудита
- Владелец: внутренний аудит
11) Концентрация поставщиков (рисок зависимости) — доля ТОП‑$\text{5}$ поставщиков по объему
- Формула: $\frac{\text{Сумма закупок у ТОП-}\text{5}\text{поставщиков}}{\text{Общая сумма закупок}}\times 100\%$
- Цель: $\le 40\%$ (в зависимости от отрасли)
- Частота: ежеквартально
- Владелец: закупки / риск‑менеджмент
12) Средняя сумма/количество неконтролируемых изменений контрактов (change orders)
- Формула: средняя/общее количество change orders без одобрения
- Цель: минимизировать; допустимо не более $\le 5\%$ контрактов с неконтролируемыми изменениями
- Частота: ежемесячно
- Владелец: контрактный менеджер
Рекомендации по внедрению мониторинга KPI:
- Разделите KPI на превентивные (процедуры, сегрегация), детективные (анализ аномалий, отклонения) и коррективные (закрытие замечаний).
- Настройте автоматизированные дашборды с пороговыми алертами для KPI, где используются числовые пороги.
- Установите владельцев и SLA для расследований/корректировок.
- Пересматривайте целевые пороги ($\%)$ и набор KPI ежегодно или при значительных изменениях рисковой среды.
Если нужно — могу сократить список KPI под конкретный уровень риска, бюджет и ИТ‑возможности отдела.